Privacyverklaring

Room Experience vindt het belangrijk dat je weet wat er met je gegevens gebeurt. Op deze pagina leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen en wat je rechten zijn.

Wie zijn wij

Room Experience
Bogardeind 184, 5664 EN Geldrop
Telefoon: 040 - 780 37 29
E-mail: info@roomexperience.nl
KvK-nummer: 64694291
Btw-nummer: NL002349688B45

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens zoals hieronder beschreven.

Als je een formulier invult

Vul je ons contactformulier, offerteformulier of sollicitatieformulier in, dan komt dat bij ons binnen als e-mail. Het gaat om de gegevens die je zelf invult: je naam en e-mailadres, en afhankelijk van het formulier ook je telefoonnummer, het aantal personen, een gewenste datum, de naam van je bedrijf of school, je vraag of opmerking, en bij een sollicitatie je cv.

We gebruiken die gegevens om je vraag te beantwoorden of je een voorstel te sturen. De grondslag daarvoor is de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst met jou. Een sollicitatie bewaren we tot uiterlijk vier weken na afloop van de procedure, tenzij je ons toestemming geeft om je gegevens langer te bewaren. Aanvragen en offertes bewaren we in onze mailbox zolang dat voor de afhandeling en onze administratie nodig is.

Deze formulieren worden niet in de website opgeslagen. Ze worden per e-mail verstuurd via Resend, onze verzenddienst voor e-mail. Aanvragen voor een offerte zetten we daarnaast op ons eigen planbord (Monday), zodat we ze kunnen opvolgen.

Bij een aanvraag sturen we mee waar je vandaan kwam: kwam je binnen via een advertentie of een link op een andere site, en op welke pagina je het formulier invulde. Dat helpt ons te zien welke advertenties werken. Die gegevens onthoudt je browser alleen zolang je het tabblad open hebt en ze reizen mee in het formulier zelf — sluit je de site zonder iets te versturen, dan is het weg.

Als je de website-assistent gebruikt

Onderaan de website staat een hulpvenster waarin je een vraag kunt stellen. Om je vraag te beantwoorden sturen we die door naar Anthropic, de leverancier van het taalmodel dat het antwoord opstelt. We bewaren het gesprek daarna in onze eigen omgeving, zodat we kunnen zien welke vragen bezoekers stellen en onze veelgestelde vragen kunnen verbeteren.

Typ daarom geen gegevens in het hulpvenster die je liever niet bewaard ziet. Wil je dat we een gesprek verwijderen, laat het ons weten via info@roomexperience.nl.

Als je reserveert

Reserveren loopt via ons reserveringssysteem. De gegevens die je daar invult — je naam, contactgegevens en de gegevens van je reservering — gebruiken we om je bezoek te plannen en te bevestigen, en voor onze administratie. Voor de belastingdienst zijn we verplicht onze administratie zeven jaar te bewaren.

Cookies en meten

Onze website plaatst kleine bestandjes op je apparaat, cookies genoemd. Welke dat zijn en waarvoor ze dienen, staat in ons cookiebeleid. Kort samengevat: de cookies die nodig zijn om de website te laten werken staan altijd aan; cookies om bezoek te meten en voor advertenties plaatsen we alleen als je daar toestemming voor geeft.

Beveiliging van de website

Om misbruik van onze formulieren tegen te gaan, houden we tijdelijk bij hoeveel aanvragen er vanaf hetzelfde internetadres (IP-adres) binnenkomen. Dat gebeurt alleen om spam te blokkeren en verdwijnt vanzelf.

Camerabewaking op locatie

In ons pand hangen camera's. Die beelden zijn er voor de veiligheid van bezoekers en medewerkers en voor de beveiliging van ons pand. We bewaren de beelden niet langer dan nodig en bekijken ze alleen als daar aanleiding toe is, bijvoorbeeld bij een incident.

Foto's en video's tijdens activiteiten

Tijdens activiteiten maken we soms foto's of video's die we gebruiken om Room Experience te laten zien, bijvoorbeeld op onze website of sociale media. Wil je dat niet, geef dat dan vooraf bij ons aan; dat kan ook ter plekke bij een medewerker. Sta je toch op een foto die je liever weg ziet, mail ons en we halen hem weg.

Met wie we gegevens delen

Wij verkopen je gegevens niet. We schakelen wel partijen in die ons helpen de website en ons bedrijf te laten draaien:

• Resend — verstuurt de e-mails van onze formulieren.
• Anthropic — verwerkt de vraag die je in het hulpvenster stelt om er een antwoord op te maken.
• Onze hostingpartij — draait de website en de database op een server in Duitsland.
• Ons reserveringssysteem — verwerkt je reservering.
• Google Analytics en Meta (Facebook en Instagram) — meten het bezoek aan onze website en de resultaten van onze advertenties. Dit gebeurt alleen als je daarvoor toestemming geeft.
• YouTube — toont de video's op onze website. We gebruiken hiervoor de variant zonder advertentiecookies.

Verder delen we gegevens alleen als we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Je rechten

Je mag ons altijd vragen welke gegevens we van je hebben. Je kunt ons ook vragen ze te corrigeren of te verwijderen, of bezwaar maken tegen het gebruik ervan. Stuur je verzoek naar info@roomexperience.nl; we reageren binnen een maand.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan horen we dat graag als eerste. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Verandert er iets aan onze website of aan de manier waarop we met gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan.